TIETOSUOJASELOSTE – SOLIA tietokanta

 

 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

 

Rekisterinpitäjä: Suomen Vammaisurheilu ja -liikunta VAU ry (”Yhdistys”)

Osoite: Valimotie 10, 00380 Helsinki

Puhelin: 044 752 9360

Sähköposti: toimisto@vammaisurheilu.fi

Yhteyshenkilö: Teemu Lakkasuo

 

2. Rekisteröidyt

 

Rekisterissä käsitellään Soveltavan liikunnan apuvälinetoiminta SOLIA (”SOLIA”) -verkkopalveluun rekisteröityjen henkilöiden, yhdistysten, yritysten tai julkishallinon henkilö- ja yhteystietoja (”Rekisteröity”).

 

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

 

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden, asiakassuhteen tai muun toimintajakson aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi että suoramarkkinointi henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).

 

Lasten tietojen käsittelyt perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa keskusteltuaan siitä yhdessä lapsen kanssa.

 

4. Käsiteltävät henkilötiedot

 

Rekisterissä käsitellään SOLIA-verkkopalvelun ja SOLIAn välinevuokrauspalveluita käyttäneiden henkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä palveluihin ja asiakassuhteeseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

 

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
• Rekisteröidyn osoite ja kotipaikka;
• Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
• Rekisteröidyn puhelinnumero;
• Rekisteröidyn laskutustiedot;
• Rekisteröidyn Y-tunnus
• Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
• Rekisteröidyn välinekohtaiset lisätiedot (esim. henkilön pituus, pyörätuolin istuinleveys)
• Rekisteröidyn urheiluseura tai jäsenyhdistys;
• Rekisteröidyn aikaisemmat palveluiden ja tuotteiden tilaustiedot;
• Rekisteröidyn aikaisempiin tapahtumiin osallistumistiedot;
• Rekisteröidyn vanhempainvastuuhenkilön etu- ja sukunimi;
• Rekisteröidyn vanhempainvastuuhenkilön osoite ja kotipaikka
• Rekisteröidyn vanhempainvastuuhenkilön sähköpostiosoite;
• Rekisteröidyn vanhempainvastuuhenkilön puhelinnumero;

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet

 

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään sekä Rekisteröidyn vanhempainvastuuhenkilöltä tai muulta yhteyshenkilöltä.

 

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

 

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

 

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

 

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille vain seurannan ja tutkimuksen tekemiseksi. VAU voi myös ilman erillistä ilmoitusta siirtää tiedot omissa järjestelmissään laskutuksen toteuttamiseksi.

 

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

 

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

 

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

 

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

 

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

 

9. Henkilötietojen säilytysaika

 

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kunnes Rekisteröity itse pyytää poistamaan käyttäjäprofiilinsa tai on asiakassuhteessa palveluiden kanssa. Asiakassuhteen tai muun sidonnaisuuden päättymisen jälkeen tietoja säilytetään enintään viiden vuoden ajan mutta henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Tallennusajan jälkeen tiedot säilytetään anonymisoituna ilman yksilöiviä tunnistetietoja.

 

10. Profilointi

 

Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa Rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja markkinointiviestejä.

 

Profilointia käytettään koulutusten, tapahtumien, muiden palveluiden ja tuotteiden sekä muun mahdollisen tiedon kohdentamiseen SOLIAn -vuokrauspalveluiden, osoitetietojen, sidonnaisuuksien tai muiden tietojen avulla.

 

11. Rekisteröidyn oikeudet

 

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

 

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

 

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

 

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

 

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

13. Yhteydenotot

 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavan tai muun rekisterinpitäjän ilmoittaman henkilön (Teemu Lakkasuo) osoitteeseen (teemu.lakkasuo@vammaisurheilu.fi). Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

 

Suomen Vammaisurheilu ja -liikunta VAU ry

Teemu Lakkasuo

Valimotie 10

00380 Helsinki

 

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 6.2.2019.